La digitalisation, un indispensable dans les entreprises et dans les services RH !

La digitalisation et l’automatisation des tâches répétitives et chronophages permet aux RH de se concentrer davantage sur l’humain.

Transformation digitale, industrie 4.0, transition numérique… Ces termes vous sont familiers ? Normal : 85% des ETI et des PME ont déjà engagé leur digitalisation ainsi que 95% des grandes entreprises. Pour autant, la dernière étude de BPI France montre que la maturité des entreprises en termes de digitalisation est encore loin d’être acquise.  

La digitalisation des entreprises, des freins encore bien persistants mais des résultats existants !

Si 53% des dirigeants de PME/TPE déclarent avoir entamé la transformation digitale de leur entreprise, près d’une sur deux est encore bien loin d’avoir démarré le processus de digitalisation.

Pour les grandes entreprises, il reste aussi du chemin à parcourir : en effet seulement 35% d’entre elles estiment avoir avancé de moitié (ou plus) sur leur projet de digitalisation. Les difficultés rencontrées par les entreprises face à la digitalisation peuvent se résumer en 5 points :

1. Manque de temps à consacrer au projet de digitalisation sans compromettre leur impératif business.
2. Manque de moyens pour initier la transformation.
3. Manque de recul face à la complexité du sujet et des technologies disponibles.
4. Manque de ressources internes pour piloter la transition numérique.
5. Une résistance en interne face à la transformation globale nécessaire à la digitalisation. Il existe également des différences entre les secteurs d’activité, par exemple : si le secteur du commerce est l’un des plus engagés dans la digitalisation (avec 90% des entreprises « digitalisées »), seulement une industrie sur quatre a entamé sa transformation numérique.

Digitalisation, quels résultats ?

La digitalisation, au sens large, permet pourtant :

• D’améliorer les résultats de l’entreprise (augmentation de la productivité et de la compétitivité) de manière significative.
• De renforcer la relation client grâce à de nouveaux canaux de communication.
• De favoriser le bien-être au travail (communication interne facilité, meilleure réactivité, e-learning etc.)
• De gagner en efficacité opérationnelle pour l’ensemble des fonctions présentes dans l’entreprise (commerciale, informatique, administrative, communication, logistique, RH etc.).

Ces améliorations sont observées dans plus de 40% des entreprises ayant réussi leur digitalisation.

En dehors de l’optimisation business (résultats d’entreprise, relation client, etc.), la digitalisation transforme les fonctionnements de l’entreprise et implique donc l’ensemble des services de l’entreprise.

La digitalisation, l’enjeu principal de la fonction RH !

Pour deux tiers des dirigeants, la digitalisation RH représente une de leurs priorités et ils estiment (53%) que les solutions digitales facilitent la collecte d’informations et l’optimisation des processus RH.

Parmi les fonctions RH les plus impactées par le digital, nous retrouvons : la gestion de la paie et des déclaratifs, la gestion administrative RH et des planifications, la formation et le processus d’évaluation et de recrutement.

Les difficultés rencontrées ?

• 50% des ETI sont freinées par un manque de moyens financiers.
• 60% des TPE / PME font face à une résistance culturelle persistante.
• 66% des Grandes Entreprises ont des difficultés à pallier le manque de ressources et de compétences en interne.

Des inquiétudes, de la part des dirigeants, concernent également la protection des données, la cybersécurité, l’hyperconnexion ou encore le risque de déshumanisation. Et pourtant les avantages de la digitalisation des RH sont nombreux !

Le digital, pour remettre l’humain au cœur des RH !

La moitié des DRH estiment que le digital permet à la fonction de se recentrer sur des missions à forte valeur ajoutée.

Grâce à la digitalisation des tâches répétitives et chronophages (par automatisation partielle ou totale), les RH peuvent optimiser leur temps et leur productivité pour une meilleure qualité de service.

Plus en phase avec les attentes des collaborateurs, cette digitalisation permet de proposer une expérience collaborateur plus personnalisée. Les outils digitaux de gestion des congés, de suivi des processus, d’accès aux documents administratif et de paie etc., répondent ainsi à un véritable enjeu de fidélisation des collaborateurs « digital native » et « digital/mobile user ».

La dématérialisation favorisée par la digitalisation permet également d’apporter une centralisation des documents RH. Outre l’impact économique et écologique, elle permet de renforcer la protection de données exigée par la RGPD via des formulaires, des processus de gestion et de stockage sécurisés des données.

En plus de l’impact sur le quotidien, la performance et la qualité de la fonction RH, la digitalisation renvoie une image plus que positive de l’entreprise et représente l’un des enjeux phares pour Attirer les Talents ! La digitalisation, un atout précieux dans le recrutement !.

Mais cela va plus loin !

Les outils digitaux optimisent le quotidien des recruteurs sur l’ensemble des pans du métier :

• De la sublimation de la Marque Employeur à l’optimisation de l’expérience candidat.
• Du sourcing généralisé au traitement automatisé des candidatures.
• Des évaluations et tests aux pré-entretiens vidéo différés.
• De la gestion d’ATS au processus d’onboarding centralisé.
• De l’engagement collaborateur facilité à la cooptation digitalisée.

La digitalisation au service du sourcing et de la marque employeur : focus sur la cooptation !

La digitalisation a permis aux entreprises de professionnaliser la cooptation (recrutement par la recommandation).

L’emploi des outils digitaux permet de faire à grande échelle ce qui était fait de manière artisanale et d’organiser efficacement le programme de cooptation interne pour engager tous les collaborateurs dans la démarche et, donc, multiplier les chances de trouver la bonne personne pour un poste.

Améliorant aussi la transparence de la politique de recrutement, la cooptation digitalisée développe l’engagement des collaborateurs et leur rôle dans l’entreprise. Ils deviennent, alors, acteurs et ambassadeurs de leur entreprise.

Et les bénéfices sont là !

L’adoption d’un outil digital dédié à la cooptation, comme Keycoopt, permet :

• Un gain de temps dans le process de recrutement.
• Une réduction du coût du recrutement : d’ailleurs chez les clients Keycoopt, ce coût est divisé par 3 en moyenne.
• Une augmentation du nombre de recommandations par poste à pourvoir avec des candidatures de meilleure qualité. En moyenne, chez les clients Keycoopt, 7.7 recommandations suffisent pour 1 recrutement.
• Un rayonnement de la Marque Employeur grâce à un engagement des collaborateurs dans la démarche.

Nos chefs de projets accompagnent et conseillent leurs clients de la conception stratégie de cette digitalisation à la mise en œuvre : Elaboration du programme, paramétrages de l’outil et accompagnement dans l’utilisation de la plateforme (via des bilans, des formations, des tutoriels etc… ), mais aussi dans l’optimisation de la démarcher digitale et du programme de cooptation (suivi des KPIs et recommandations)…
Ils ont sauté le pas !

Au vu des différents résultats liés à la digitalisation (macro et micro) est-il vraiment judicieux de faire l’impasse sur cet enjeu contemporain ? Il est vrai que les obstacles à la digitalisation peuvent être nombreux. Mais les bénéfices le sont tout autant voire plus. Sans oublier l’impact sur la fidélisation des collaborateurs qui apprécient (pour plus de 70% d’entre eux) le gain de temps et d’efficacité ainsi que l’autonomie apportés par la digitalisation !