La mobilité interne, bien qu’essentielle pour les entreprises et les collaborateurs, reste encore sous exploitée. Pourtant, la mise en place d’une politique de mobilité interne peut être grandement facilitée par des solutions digitales comme Keycoopt. Voyons ensemble le pourquoi du comment !
Pourquoi mettre en place une politique de mobilité interne ?
1/ Le recrutement : la mobilité interne permet de capitaliser sur son vivier de candidats internes de qualité, d’optimiser son processus de recrutement.
2/ La fidélisation des collaborateurs : la mobilité interne permet d’une part de répondre aux besoins d’évolution des collaborateurs et d’autre part de proposer un parcours de carrière dynamique pour maintenir les compétences au sein de l’entreprise.
3/ Le talent management : une politique de mobilité interne permet de structurer sa démarche et son organisation autour des compétences. Cela permet d’entrer dans de la GPEC voire GPRH de manière globale.
Pourquoi utiliser des outils pour digitaliser sa politique de mobilité interne ?
Une solution digitale permet d’optimiser l’organisation de la politique interne et de la déployer à grande échelle dans tout type de contexte (Groupe, PME, décentralisation, multisite, contexte international…).
A l’inverse d’une démarche artisanale (papier/Excel), outiller sa politique interne permet de :
- Développer la transparence et la communication autour de la mobilité interne.
- Donner la priorité à l’interne (avec un outil qui va « pousser » les offres internes par exemple.).
- Rendre les collaborateurs actifs dans leur mobilité interne.
- Simplifier la démarche et uniformiser les pratiques.
Comment choisir son outil de gestion de la mobilité interne ?
Quelques questions peuvent vous aider :
- Quelle est la valeur ajoutée de l’outil digital ? Est-ce que l’outil va permettre une expérience utilisateur plus optimale que celle déjà existante (pour les recruteurs, les managers et les collaborateurs) ?
- Quel est le délai de déploiement ? Le nombre d’étapes proposées ?
- Quelles fonctionnalités vont faciliter la vie de vos recruteurs ? De vos collaborateurs et managers ?
- Avez-vous besoin d’une connexion avec vos autres outils ? Si oui, lesquels ? Est-ce que l’outil permet de le faire ? (NB : Pour approfondir le sujet, découvrez le résumé du webinar sur comment bien choisir entre un SIRH ou les outils spécialisés )
- Quel accompagnement propose le prestataire en lice ? En plus de l’outil en lui-même , est -ce que vous bénéficiez d’autres avantages ? Ou est-ce des « à-côtés » ?
- …
Il y a bien sûr d’autres questions possibles. Le principal est bien de s’interroger et de prendre le temps d’y réfléchir… De structurer son besoin en amont et de voir si l’outil y répond.
Comment digitaliser sa politique de mobilité interne ?
Il y a quelques prérequis à avoir pour une stratégie digitale de mobilité interne réussie… 2 sont à retenir particulièrement.
Prérequis N°1 : définir des règles communes simples et compréhensibles
Un outil est indispensable pour déployer une politique (Groupe ou internationale notamment) et inversement ! Une politique définie est nécessaire pour déployer un outil.
Étape 1 – Ecrire le cadre
Ainsi , il faut poser les règles et le processus interne afin de pouvoir le mettre en œuvre et l’expliquer à tous. Une charte de la Mobilité Interne peut permettre de structurer ces règles. Nul besoin de faire dans le compliqué… D’ailleurs afin que tout le monde puisse bien comprendre, le mieux c’est que ces règles soient simples.
Étape 2 – Accompagner les relais terrain : managers, DRH locaux et recruteurs…
L’outil se déploie et vient compléter la politique de Gestion de Talents, des plans de carrière et de succession. Il permet d’ouvrir le prisme du talent management et de la politique de mobilité interne. Il faut donc faire de la pédagogie auprès des responsables directement impactés par cette politique : les managers et les recruteurs.
Prérequis N°2 : Mettre l’Expérience Utilisateur au cœur de la démarche.
Les actions, les outils et les règles doivent mettre l’expérience des collaborateurs, managers et recruteurs au cœur de la démarche, pour les impliquer dans la démarche.
Le digital permet d’améliorer l’expérience utilisateur mais il faut aussi penser cette expérience en dehors du digital pour vraiment la consolider.
Les étapes à suivre pour déployer son outil de gestion de la mobilité interne
En fonction de l’outil choisi, il y a évidemment des étapes qui peuvent s’ajouter. Toutefois, 4 étapes nous semblent essentielles chez Keycoopt.
Etape 1 : Configurer l’outil par rapport à la réalité
Qu’entend-on par paramétrage ?
- Etablissement des CGU interne et Compliance (RGPD) qui sont indispensables pour expliquer l’utilisation et le cadre de l’outil.
- Configuration de l’outil pour l’adapter au terrain (langue, listing et segment).
- Créer les accès pour les collaborateurs et les recruteurs afin de permettre un libre accès. A ne pas oublier !…Car dans le feu de l’action, ce « détail » peut passer à la trappe !
- Connecter la plateforme digitale avec l’ATS utilisé pour proposer une expérience « recruteur » optimisée et finalement éviter la multiplication des outils.
Etape 2 : Personnalisation de la plateforme
C’est-à-dire :
- Adapter les emails automatiques qui partent de l’outil (vers les collaborateurs notamment) pour une expérience collaborateur / candidat optimale.
- Marketer l’outil : donner un nom à la plateforme, créer un logo, une stratégie de communication afin que cela devienne un outil de communication interne.
- Faire un lien vers les règles établies, comme la charte, dans une démarche de pédagogie
Etape 3 : Proposer une formation rapide et simple à l’outil
La formation est essentielle pour une prise en main de l’outil. Vos recruteurs et managers utilisateurs ne peuvent pas avoir 15H de formation pour 1 outil. Si cela est trop complexe, l’outil sera aussi peu utilisé.
N’oubliez personne dans vos formations (RH, recruteur et managers .. tous ceux qui peuvent interagir avec l’outil) et également de proposer la formation en plusieurs langues.
Astuce : pour les « nouveaux venus » et pour faire un rappel aux autres sur les bonnes pratiques, il peut être utile de transmettre des guides d’utilisateurs, pour les recruteurs, qui rassemblent les informations utiles.
Etape 4 : Animer la plateforme
Cette étape ne s’arrête jamais , elle est cruciale car la politique de mobilité interne n’est pas figée à un instant T. Les collaborateurs doivent être sollicités régulièrement afin de leur permettre de postuler quand la bonne opportunité se présente.
Exemples d’Animation
Chez Keycoopt par exemple, lors du lancement de nos plateformes de mobilité interne chez nos clients nous préconisons :
Une stratégie de lancement avec par exemple :
- Guide auprès des collaborateurs.
- Communication de lancement (emailing de teasing vidéo).
- Présentation lors de convention ou d’événement.
- Actions de communication (vidéos, articles sur intranet).
- Relais locaux de communication.
- Formation et tutoriel ….
Puis régulièrement :
- Des campagnes de communication (jeu concours, billets événement sur le fil d’actualité de la plateforme).
- Des diffusions automatiques des annonces selon des critères renseignés par le collaborateur.
- Des campagnes prints (flyers, affiches, etc..)
- Post réguliers sur le fil d’actualité sur les réussites ou sur les postes à pouvoir.
- Rappel de la politique de mobilité interne lors d’évènement corporate…
Digitaliser sa politique de mobilité interne se fait avec méthode et agilité. La transformation digitale n’est pas figée dans le temps et peut évoluer et se consolider.
Afin de savoir quoi améliorer, quoi arrêter, il est important aussi de suivre des KPIs définis au préalable tel que : le nombre de candidatures internes, le nombre d’annonces postées par les recruteurs, le nombres de recrutement internes effectués etc…Et le mot de la fin est pour Sandrine Lamidon, DRH Group Lesaffre qui a mené à bien la digitalisation de sa politique avec la plateforme Keycoopt dans plus de 60 pays et auprès de 10 700 collaborateurs. Conseils qu’elle nous a partagé ainsi que d’autres retours d’expérience lors de notre webinar dédié à la mobilité interne digitale.
Je préconise 3 éléments pour digitaliser sa politique de mobilité interne : avoir des règles simples et homogènes pour porter une expérience commune. Proposer un outil qui aide les opérationnels et les collaborateurs et nécessitant peu de formation. Et bien sûr animer et communiquer !
